Zwykła umowa, a kara jak za przestępstwo. Tysiące ludzi w pułapce nieświadomości! [22.07.2025]
ZUS coraz częściej nakłada kary za drobne błędy w dokumentach. Tym razem chodzi o obowiązek, o którym wielu podatników wciąż nie wie – zgłaszanie umów o dzieło. Wystarczy jedno przeoczenie, by zapłacić grzywnę sięgającą 5 tysięcy złotych. Przepis obowiązuje już od kilku lat, ale dopiero teraz kontrole nabierają tempa, a urzędnicy nie mają litości dla tych, którzy zlekceważyli termin lub złożyli błędny formularz. Kto powinien się obawiać? I co zrobić, żeby uniknąć kary?
Fot. Shutterstock / Kraków w Pigułce
Od kilku lat ZUS systematycznie rozszerza zakres kontroli nad umowami cywilnoprawnymi. Jednym z kluczowych narzędzi w tej polityce jest obowiązek zgłaszania umów o dzieło na formularzu RUD. Choć przepis obowiązuje od 2021 roku, wielu podatników wciąż nie zdaje sobie sprawy, że jego niedopełnienie może skutkować wysoką grzywną. Urzędnicy przypominają – brak zgłoszenia umowy w terminie może kosztować nawet 5 tysięcy złotych.
Obowiązek ten dotyczy każdego płatnika, który zawiera umowę o dzieło – niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy działa jako osoba fizyczna. Formularz RUD musi trafić do ZUS nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia zawarcia umowy. W zgłoszeniu należy uwzględnić nie tylko dane stron umowy i opis przedmiotu dzieła, ale również dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz oświadczenie o zgodności danych ze stanem faktycznym. Dokument można przekazać zarówno elektronicznie, poprzez Platformę Usług Elektronicznych ZUS, jak i w formie papierowej.
Problem w tym, że wielu płatników nie zdaje sobie sprawy, że przepis dotyczy również osób prywatnych. Kto zatrudnia na dzieło tłumacza, fotografa czy programistę, musi pamiętać, że obowiązek zgłoszenia dotyczy także takich jednorazowych sytuacji. Tymczasem ZUS niejednokrotnie podkreśla, że brak świadomości prawa nie zwalnia z odpowiedzialności. To właśnie w takich przypadkach, gdy brak zgłoszenia nie wynika ze złej woli, lecz z niewiedzy, nałożenie grzywny jest szczególnie dotkliwe.
Sankcje za niedopełnienie formalności są konkretne. Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, za brak zgłoszenia umowy o dzieło grozi kara grzywny do 5 000 zł. Co więcej, ZUS może zakwestionować charakter umowy i uznać, że w rzeczywistości mamy do czynienia z umową zlecenia, a nawet z relacją pracowniczą. W takim przypadku płatnik może być zobowiązany do zapłaty zaległych składek na ubezpieczenia społeczne wraz z odsetkami.
Często w takich sytuacjach przedsiębiorcy nie są świadomi, że formularz został wypełniony błędnie. Zdarza się, że dane umowy są nieprecyzyjne, brakuje właściwych dat, a wykonawcy podają nieaktualne informacje. Błędy formalne także mogą być podstawą do wezwania ze strony ZUS. W praktyce oznacza to, że nawet przy dobrej woli i uczciwym zawarciu umowy, nieprawidłowości w dokumentacji mogą prowadzić do przykrych konsekwencji.
Do ZUS-u coraz częściej trafiają również zawiadomienia od innych instytucji, takich jak urzędy skarbowe czy inspekcja pracy. W efekcie instytucja ta dysponuje coraz szerszym zakresem danych, co ułatwia jej wykrywanie niezgłoszonych umów. Ryzyko wpadki rośnie także przez rosnącą cyfryzację systemów i automatyczne zestawianie danych z różnych źródeł.
Aby uniknąć kary, warto zawczasu upewnić się, że każda zawarta umowa o dzieło została prawidłowo zgłoszona. Jeśli termin minął, warto jak najszybciej złożyć zaległe zgłoszenie lub skonsultować się z ZUS-em. W niektórych przypadkach instytucja może przyjąć wyjaśnienia i odstąpić od sankcji. Kluczowe jest jednak działanie z wyprzedzeniem, zanim urzędnicy sami wykryją uchybienie.
Wielu przedsiębiorców i osób prywatnych zakłada, że umowa o dzieło to forma współpracy nieobjęta kontrolą. W rzeczywistości jednak ZUS nie tylko oczekuje zgłoszeń, ale coraz częściej kontroluje ich poprawność. Dla płatników oznacza to konieczność większej dyscypliny dokumentacyjnej i stałego śledzenia zmian w przepisach. W przeciwnym razie nawet jedna przeoczona umowa może okazać się kosztownym błędem.
Specjalista od tematów społecznych i lekkich tematów ekonomicznych. Lubi dobrą kuchnię, kulturę i sztukę.