Kiedy Twoja firma potrzebuje systemu ERP?
Pierwszym poważnym symptomem wskazującym na konieczność inwestycji w system ERP jest sytuacja, gdy pracownicy spędzają każdego dnia wiele godzin na monotonnym wprowadzaniu danych do systemu. Dzięki ERP pracownicy mogą wykonywać bardziej ambitne zadania, co zarówno firmie jak i jej klientom przynosi wymierne korzyści.
Fot. Materiały prasowe
System ERP – co to takiego?
ERP (ang. Enterprise Resources Planning) to oprogramowanie, dzięki któremu w jednym miejscu można w sposób kompleksowy zarządzać rozmaitymi zasobami należącymi do danego przedsiębiorstwa. Planowanie zasobów oznacza zarządzanie wszystkimi najważniejszymi procesami i zasobami realizowanymi w firmie – zarówno w dziale sprzedaży, księgowości, finansów, zaopatrzenia czy produkcji.
System ERP posiada jedną, niezwykle istotną zaletę. Mianowicie: wszystkie uprawnione osoby mogą korzystać z niego w ramach jednej bazy danych. Dzięki temu obieg informacji pomiędzy różnymi działami firmy jest na prawidłowym poziomie, zaś podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych jest znacznie łatwiejsze, ponieważ kadra zarządcza ma stały dostęp do wszystkich niezbędnych danych. Jednym z profesjonalnych dostawców systemu ERP jest MINDBOX.
Kiedy warto postawić na implementację systemu ERP w firmie?
W przypadku, gdy każdy z firmowych działów używa własnego, oddzielnego systemu do przetwarzania informacji, wówczas komunikacja jest na bardzo niskim poziomie, a efektywność znacząco spada. Wywołuje to także sporo konfliktów oraz prowadzi do ogromnej utraty czasu w związku z koniecznością wyjaśniania różnych komplikacji poprzez rozmowy twarzą w twarz.
Gdy firma posiada jedno kompleksowe oprogramowanie służące do obsługi wszystkich procesów biznesowych, omawiany problem znika. Komunikacja nie sprawia jakichkolwiek problemów, a wszystkie dostawy dla klientów są realizowane zgodnie z planem. Scentralizowanie procesów w jednym środowisku to świetne rozwiązanie, które doceniają firmy na całym świecie – zarówno średnie przedsiębiorstwa jak i globalne korporacje.
Ręczne wypełnianie dokumentacji pochłania mnóstwo czasu
Kolejnym przykładem, kiedy inwestycja w system ERP okaże się strzałem w dziesiątkę, jest opieranie się przez firmę na arkuszach kalkulacyjnych lub papierowych dokumentach. Zwłaszcza w tym drugim przypadku może to doprowadzić do prawdziwej katastrofy, ponieważ dynamiczne reagowanie na zmieniające się uwarunkowania rynkowe jest wówczas praktycznie niemożliwe.
W systemie ERP pracownicy mają dostęp do wszystkich kluczowych danych poprzez kilka kliknięć myszką. Widoczne są tam operacje biznesowe, informacje na temat pracowników czy stanów magazynowych. Dzięki temu firma może na bieżąco odpowiadać na potrzeby klientów czy partnerów biznesowych oraz monitorować aktualną sytuację na rynku.
Rosnące potrzeby klientów
Firmy, które chcą we współczesnym świecie osiągnąć rynkowy sukces, muszą przede wszystkim dbać o poprawę poziomu obsługi klienta. Konsumenci niejednokrotnie rezygnują z usług firm, które uważają za przestarzałe bądź zbyt długo realizujące zamówienia.
Dzięki systemowi ERP obsługa klientów jest znacznie ułatwiona, co owocuje wzrostem ich zadowolenia. Co więcej, każdy z uprawnionych pracowników może w szybki sposób sprawdzić, jaka jest historia transakcji danego klienta oraz przydzielić mu rabat bądź wysłać spersonalizowaną wiadomość.
Nieefektywne zarządzanie stanami magazynowymi
Brak systemu ERP może mieć opłakane konsekwencje także dla magazynu. Oczywiście, gdy firma jest niewielka i obsługuje małą liczbę zamówień, monitorowanie ilości poszczególnych produktów nie jest trudne.
Jeżeli skala działalności staje się coraz większa, „ręczne” zarządzanie zasobami magazynowymi może być niezwykle trudne. Jeśli firma prezentuje na swojej stronie internetowej nieprawdziwe dane dotyczące dostępności produktów, może to wywołać ogromny kryzys wizerunkowy z powodu niezadowolenia klientów, którzy nie otrzymają na czas swoich zamówień.
W ramach systemu ERP otrzymuje się specjalne narzędzie służące do śledzenia aktualnych stanów magazynowych, dzięki czemu klienci składający zamówienie mają pewność, że zamówione towary rzeczywiście do nich dotrą we wskazanym czasie.
ERP a CRM
Wiele firm inwestuje zarówno w system ERP jak i CRM. ERP a CRM – czym się różnią oraz który system warto wdrożyć w przedsiębiorstwie? ERP wykorzystuje się przede wszystkim do obsługi księgowości i finansów, zaś CRM odpowiada za przechowywanie danych klientów. Oznacza to, że dla wielu firm – zwłaszcza działających w branży handlowej – oba systemy są równie ważne.
W Krakowie w Pigułce właściwie od początku stworzenia redakcji. Michał jest redaktorem zajmującym się tematami ogólnymi i ciekawostkami, nierzadko zahaczając o Kraków.